Gezocht: Secretaris per november 2019

Sinds bijna drie jaar bekleed Ilse Witte de rol van secretaris binnen het bestuur van VIKO. Helaas heeft zij te kennen gegeven dat zij per aankomende Algemene Leden Vergadering (11 november 2019) haar werkzaamheden als secretaris neerlegt. Zij blijft een aantal vrijwilligerstaken nog wel bekleden, waarvoor we erg dankbaar zijn.

We zijn dus met spoed op zoek naar een nieuwe secretaris. Dus  ben of ken jij degene die deze rol moet gaan vervullen? Laat dit dan weten via vrijwilligers@kvviko.nl of spreek een van de vrijwilligerscoordinatoren of bestuursleden aan.

Hieronder vind je het volledige functieprofiel:

SECRETARIS FUNCTIEPROFIEL  

Doel

Het doel van de functie is het beheren van de financiën van de vereniging.

Plaats in de vereniging

Vormt met de penningmeester en voorzitter het dagelijks bestuur.

Functie-inhoud

Is bereid om additionele taken op te pakken of binnen de vereniging uit te zetten, die voortvloeien uit bestuurlijke besluiten/acties.

Wekelijks
• in ieder geval op donderdag (dan komt deKNKV-mail) de VIKO mail bekijken
• deadlines KNKV bewaken

Elke ± 6 weken
• bestuursvergadering: 1 week voor de vergadering: actielijst bijhouden en de agendapunten verzamelen en opstellen
• tijdens/na afloop van de vergadering actielijst bijwerken

Taken voor de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering

September
• Datum jaarvergadering (ALV) vastleggen
• Jaarverslagen opvragen bij de commissies
• Jaarverslag secretariaat maken
• Conceptagenda ALV maken (wordt besproken in de bestuursvergadering)
• Financiële stukken en ledencijfers opvragen

Oktober
• Bestuur stelt agenda vast voor ALV
• Alle stukken samenvoegen in één document
• Dit document in pdf op de website laten plaatsen (zonder de financiële stukken!)
• De cijfers zijn voor leden per mail op te vragen bij de penningmeester

November
• Presentielijst meenemen
• Afmeldingen en machtigingen noteren
• Jaarverslagen, financiële stukken en agenda uitprinten (schatting aantal aanwezigen)
• Notuleren bij jaarvergadering
• Na afloop jaarvergadering notulen uitwerken en doornemen in Bestuur. Eventuele vervolgacties bespreken en opvolgen

Tijdsbesteding:

• ongeveer 10 uur per maand
• afhankelijk van periode van het jaar en de ontwikkelingen binnen de vereniging

Geboden wordt

• het vrijwilligersbeleid is van toepassing
• een zelfstandigen en verantwoordelijke functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien

Kwalificaties

• Goede communicatieve vaardigheden
• Betrouwbaar
• Flexibele instelling
• Gezonde dosis humor
• Kunnen werken met Word en Excel

Gewenst

• Ervaring in een secretariële functie of soortgelijk
• Sympathiseren met het beleid en de visie van de vereniging

Geef een reactie