Reiskosten memo

Vianen, 28 augustus 2020

Beste begeleiders / trainers van Viko,

Vanaf dit moment gaan we bij Viko de reiskosten op een andere manier afhandelen. Bij deze mail tref je 2 bijlagen aan.

Bijlage 1 is het excel-bestand om de uitwedstrijden, je team en je rekeningnummer te noteren met daarbij het aantal auto’s en de afstand. Volgens de regels van VIKO mag uitgegaan worden van maximaal 1 auto per 4 spelers. Het excel-bestand is zo gemaakt dat je alleen maar de groene velden hoeft in te vullen, de rest wordt automatisch uitgerekend.

In bijlage 2 kun je de afstanden terugvinden naar de diverse clubs. Dit is de afstand die wij als vereniging aanhouden en die dus gebruikt moet worden in bijlage 1.

Leg ouders van nieuwe leden het principe van de reiskosten uit. Vraag vervolgens aan alle ouders om toestemming dat je de reiskosten mag declareren naar een team rekening.

Is er een berijder die wel graag de reiskosten zelf wil ontvangen, vul hiervoor dan een apart formulier/tabel in, en zet in de begeleidende mail dat deze berijder zelf geld wil ontvangen. Zorg er dan wel voor dat je in je teamdeclaratie een auto minder invult.

Na elke veld- zaalseizoen heb je één maand de tijd om het excel-bestand naar de ledenadministratie te sturen. Wij bekijken het overzicht en zullen vervolgens het reisgeld uitbetalen. Let erop dat je het overzicht dus op tijd instuurt!

De papieren versie van het declaratieformulier reiskosten vervalt dus per direct.

Mocht je nog vragen hebben, mail ons dan.

Ons mailadres is: leden.viko@hotmail.com

Groetjes Mirella en Desiree

Bijlage 1:

Bijlage 2: