• Per direct zoekt VIKO een nieuwe secretaris om het huidige bestuur aan te vullen. Momenteel bestaat het bestuur uit voorzitter Tessa Crone, penningmeester Jasper van der Krift en algemeen bestuursleden Zelko Buitelaar en Emile Valkestijn. We zien graag een aanvulling in het bestuur voor deze functie, zodat we weer op volle kracht kunnen functioneren. 

    We zoeken iemand die zich betrokken voelt bij de vereniging en georganiseerd te werk kan gaan. Heb jij interesse om ons bestuur te versterken? Spreek dan een van de bestuursleden aan of stuur een berichtje naar Tessa via voorzitter.viko@outlook.com.  

    Hieronder staat omschreven wat de functie inhoudt: 

  • Doel

    Het doel van de functie is het zorgdragen voor een goede verwerking en verzending van de ingekomen mail en het signaleren, agenderen en notuleren van belangrijke zaken voor de vereniging.

    Plaats in de vereniging

    Vormt met de penningmeester en voorzitter het dagelijks bestuur. 

    Functie-inhoud

    Is naast onderstaande bereid om additionele taken op te pakken of binnen de vereniging uit te zetten, die voortvloeien uit bestuurlijke besluiten/acties.

    Wekelijks

    • Inkomende mail behandelen (liefst minimaal 3 keer per week)
    • Deadlines KNKV communiceren en bewaken

    Elke ± 6 weken bestuursvergadering

    • Eén week voor de vergadering agenda opstellen.
    • Agendapunten verzamelen.
    • Notuleren tijdens vergadering.
    • Actielijst bijhouden die voortvloeit uit de vergadering.
    • Eigenaren van acties informeren. 

    Taken voor de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering

    Juni

    • Datum jaarvergadering (ALV) vastleggen – voorkeur eind september
    • Jaarverslagen opvragen bij de commissies
    • Jaarverslag secretariaat maken
    • Conceptagenda ALV maken (wordt besproken in de bestuursvergadering)
    • Financiële stukken en ledencijfers opvragen

    Augustus/september

    • Bestuur stelt agenda vast voor ALV
    • Alle stukken samenvoegen in één document
    • Dit document in pdf op de website laten plaatsen (zonder de financiële stukken!)
    • De cijfers zijn voor leden per mail op te vragen bij de penningmeester

    September/oktober

    • Presentielijst bijhouden
    • Afmeldingen en machtigingen noteren
    • Jaarverslagen, financiële stukken en agenda uitprinten/digitaal beschikbaar stellen
    • Notuleren bij jaarvergadering
    • Na afloop jaarvergadering: notulen uitwerken en doornemen in bestuursvergadering. Daarna publiceren voor de leden. Eventuele vervolgacties bespreken en op de actielijst opvolgen.

    Tijdsbesteding

    • Ongeveer 8 uur per maand
    • Afhankelijk van periode van het jaar en de ontwikkelingen binnen de vereniging

    Geboden wordt

    • Het vrijwilligersbeleid is van toepassing
    • Een zelfstandigen en verantwoordelijke functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien

    Kwalificaties

    • Goede communicatieve vaardigheden
    • Betrouwbaar
    • Georganiseerd
    • Flexibele instelling
    • Gezonde dosis humor
    • Kunnen werken met Microsoft Office applicaties

    Gewenst

    • Ervaring in een administratieve functie of soortgelijk
    • Sympathiseren met het beleid en de visie van de vereniging